Отсутствие информации об организации их работы, а также о том, как определяется срок хранения уголовных дел и гражданского судопроизводства, приводит только к необоснованным тратам времени. Для решения производственных задач, периодически возникает необходимость создать условия для хранения материалов гражданских, уголовных дел. Нужны места, чтобы должностные лица могли изучать дела и принимать по ним решения.
Многоканальная бесплатная горячая линия Юридические консультации по уголовному праву. Ежедневно с 9.00 до 21.00
Москва и область: +7 (495) 662-44-36
Санкт-Петербург: +7 (812) 449-43-40
Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации
Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.
Свод сроков хранения также можно найти в приказе Росархива России от 20.12.2019 № 236.
Внимание! Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, регламентировавший сроки хранения до 2021 года, утратил силу с 18.02.2020. Подробности см. здесь.
О нюансах применения приказа № 236 читайте в статье «Перечень сроков хранения документов, утвержденный Росархивом».
С 17.03.2021 в НК РФ внесены поправки, согласно которым хранить данные налогового и бухгалтерского учета нужно не менее 5 лет. Ранне срок составлял 4 года. Подробности см. в этом материале.
Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.
Документы канцелярии: как долго их придется хранить
В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.
Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во единиц хранения | Срок хранения и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 01. Канцелярия | ||||
| 01-01 | Устав ООО «Вираж» | Постоянно ст. 28 | ||
| 01-02 | Коллективный договор ООО «Вираж» | Постоянно ст. 386 | Присланные для сведения — до минования надобности | |
| 01-03 | Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж» | 1 год ст. 381 | После замены новыми | |
| 01-04 | Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности | Постоянно ст. 19 | ||
| 01-05 | Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности | 5 лет ст. 19 | ||
| 01-06 | Протоколы совещаний у руководителя | Постоянно ст. 18«е» | Протоколы оперативных совещаний — 5 лет | |
| 01-07 | Номенклатура дел | Постоянно ст. 157 | Структурных подразделений — 3 года | |
| — | — | — | — | — |
| Резерв | ||||
| Резерв | ||||
Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.
После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.
Сроки хранения документов в архиве организации: таблица
| Вид документа | Срок хранения, лет (минимальный) |
| Кадры | |
| Документы по личному составу: | |
| 75 |
| 50 |
Эти сроки, в частности, касаются:
| |
| Иные документы по кадрам (табели, списки, командировочные документы). | 10 |
| Какие кадровые документы обязательно проверят контролеры при проведении проверки, узнайте в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и переходите в путеводитель по кадровым вопросам. Это бесплатно. | |
| Подробнее об этом см. в статье «Какой срок хранения кадровых документов в организации?». | |
| Охрана труда и техника безопасности (ОТ и ТБ) | |
| Списки и табели работающих в особых условиях труда (вредных, опасных, тяжелых) | 75 |
| Акты о профзаболеваниях, материалы расследований | 75 |
| Документация по несчастным случаям (акты, регистрационные журналы, материалы расследований) | 45 |
| Журналы профилактических работ и инструктажа по ТБ | 10 |
| Ведомости выдачи спецодежды и спецпитания | 1 |
| См. статью «Какие сроки хранения документов по охране труда?». | |
| Бухгалтерия и налоги | |
| Годовая бухотчетность | 5 лет |
| Отчетность в ФСС: | |
| 50/75 |
| 50/75 |
| Отчетность в ПФР: | |
| 50/75 |
| 75 |
| Сведения о доходах физлиц | 5 |
| Налоговые декларации и регистры | 5 |
| Учетная политика, включая приложения к ней | 5 |
| документы по расчетам с персоналом по оплате труда (при наличии лицевых счетов). Это расчетные ведомости, документы по заработной плате, документы о выплате пособий, материальной помощи | 6 |
| карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат, вознаграждений и начисленных с них страховых взносов (при наличии лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты) | 6 |
| Бухгалтерская первичка и регистры | 5 |
| Кассовые документы | 5 |
| Подробнее см. материал «Какой срок хранения кассовых документов?». | |
| Счета-фактуры | 5 |
| По ним читайте публикацию «Какой срок хранения счетов-фактур?». | |
В данной таблице мы привели только самые основные сроки хранения. Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, вы всегда можете найти в нем срок хранения любого нужного вам документа. Если доступа нет, вы можете бесплатно получить пробный доступ и посмотреть справочник сроков хранения, а также найти любую интересную вам информацию.
Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить
Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.
| Индекс дела | Заголовок дела | Кол-во единиц хранения | Срок хранения и номера статей по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 07. Планирование, статистика и финансы | ||||
| 07-01 | Планы экономического и социального развития ООО «Вираж» | Постоянно ст. 196 | ||
| 07-02 | Бизнес-планы ООО «Вираж», документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним | Постоянно ст. 197 | ||
| 07-03 | Годовые планы ООО «Вираж» по основным направлениям деятельности | Постоянно ст. 198 | ||
| 07-04 | Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности | Пока не исчезнет надобность ст. 201 | ||
| 07-05 | Индивидуальные планы работников | 1 год ст. 203 | ||
| 07-06 | Документы (таблицы, справки, расчеты) сводных статистических отчетов | До минования надобности ст. 338 | ||
| 07-07 | Индивидуальные отчеты сотрудников | 1 год ст. 216 | ||
| — | — | — | — | — |
| Резерв | ||||
| Резерв | ||||
Нюансы исчисления сроков хранения
Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.
Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.
О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале «С какого момента отсчитывать срок хранения первички по ОС?».
Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.
Поясним оба нюанса на примере.
Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ
Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:
- Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2021 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
- Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 5 лет с окончания I квартала 2021 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2022.
- Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 5 лет с окончания «прибыльного» налогового периода 2021 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.
О том, как это сделать по всем правилам, читайте в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».
Составление описей
Здесь также подразумевается двойное ведение. Архивные описи составляются в 3-х экземплярах. После завершения всех этапов делопроизводства передаютcя в хранилище организации через год.
Алгоритм составления описей включает важнейшие моменты:
- Ко всем описям предприятия применяются общая нумерация.
- Для дел постоянного хранения сводная опись за год формируется в 4-х экземплярах.
- Для дел временного хранения за тот же период — в 2-х.
Как и в любой описи в конце заносятся количественные данные с порядковыми номерами.
Все формы, которые нужны для подготовки дел имеют установленные формы. Для их заполнения в электронном виде в 1С есть специальные поля. В системе программы можно организовать справочник «Внутренние документы». Это позволяет навести порядок в огромном объеме дел в электронном виде. А также допускает установление уровней доступа, чтобы с теми или иными документами могли работать только уполномоченные сотрудники.
Итоги
При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.
Источники:
- закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
- приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.
Как перейти на новую номенклатуру: пошаговая инструкция
Чтобы организовать текущий процесс делопроизводства и последующую передачу документов на хранение, нужна номенклатура дел. Это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве в течение года, с указанием сроков их хранения. Такой перечень необходим для правильного формирования документов, организации их учета и сохранности, а также быстрого поиска.
Надо стремиться к тому, чтобы номенклатура дел отражала все функции и направления работы организации или ИП. Иначе в процессе делопроизводства неминуемо будут появляться документы, не включенные в номенклатуру, что может привести к нарушению порядка хранения и даже утрате документов.
Исходя из утвержденной приказом Минкультуры от 31.03.15 № 526 формы номенклатуры дел, можно рекомендовать следующую процедуру перехода на новую номенклатуру. Во-первых, необходимо ввести нумерацию структурных подразделений организации. Эти номера потребуются для формирования индекса дел, так как он включает в себя порядковый номер дела, а также номер структурного подразделения.
СПРАВКА
При многоуровневой внутренней структуре организации можно вводить сложные индексы, состоящие из групп цифр, отделяемых друг от друга дефисом. К примеру, отдельные номера могут присваиваться департаментам, отделам внутри департамента и рабочим группам внутри отдела.
Вторым этапом при переходе на новую номенклатуру следует разработать правила формирования заголовков дел. При этом нужно исходить из того, что заголовок в четкой, но обобщенной форме должен отражать основное содержание и состав документации дела. Поэтому нельзя указывать просто «документы» или «переписка». Необходимо конкретизировать «документы по приему на работу» или «переписка с ИФНС».
ВНИМАНИЕ
В заголовке дела нельзя использовать неконкретные формулировки: «Разное», «Общая переписка», «Входящие документы» и т.п.
Третий этап предполагает распределение всех дел по срокам хранения, и введение соответствующего порядка делопроизводства, при котором документы сразу формируются по делам, исходя из срока хранения. Если при создании документации точное распределение по срокам хранения затруднительно, то вводится двоичная система: изначально все документы относятся к делам либо постоянного, либо временного хранения. А разделение дел временного хранения по конкретным срокам осуществляется уже на следующем этапе специалистами, отвечающими за ведение дел в организации.
ВАЖНО
Нужно ли включать в номенклатуру электронные документы? Пункт 96 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет электронное дело как электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированных в соответствии с номенклатурой дел. Поэтому электронные дела включаются в общую с делами на бумажном носителе номенклатуру. При добавлении электронных документов в общую номенклатуру нужно руководствоваться теми же правилами, которые применяются в отношении «бумажной» документации.
Подключиться к системе «Диадок» для электронного документооборота с контрагентами
