Процессуальные документы — это… Оформление процессуальных документов

Понятие, признаки и функции

Термин «процессуальные документы» является достаточно емким и содержательным по значению. Рассмотрим несколько различных формулировок данного понятия:

1. Процессуальные документы – это акты реализации юридических норм, обеспечивающие соблюдение правового поведения со стороны субъектов гражданско-правового взаимодействия.

Как акт исполнения правовых норм, процессуальный документ имеет ряд отличительных признаков:

• является формой выражения какого-либо действия или решения со стороны государственных органов, уполномоченных должностных лиц;
• несет в себе государственное волеизъявление, требующее строгого соблюдения и исполнения;
• предполагает специальную форму, регламентированную законодательством;
• подразумевает персонифицированный характер регулирования гражданско-правовых отношений.

2. Процессуальные документы – это исходящие материалы, предоставляемые участниками правоотношений (государственными органами, должностными, юридическими, физическими лицами) в процессе судопроизводства.

Процессуальные документы, являясь неотъемлемой частью любых правоотношений, осуществляют ряд важнейших функций:

• Информативная – заключается в содержании необходимых сведений о лицах, вещах, событиях, деяниях, несущих правовое значение.
• Идентифицирующая – предполагает наличие определенных атрибутов, реквизитов, обосновывающих юридическую силу акта, а также определяющих содержащуюся там информацию.
• Правоприменительная – организует исполнение зафиксированных документально юридических норм в рамках конкретного гражданского-правового случая.
• Охранно-защитная – заключается в обеспечении сохранности важных сведений, осуществлении защитных мер по соблюдению их надежности и безопасности.
• Оперативная – предполагает возможность применения и передачи информации субъектами правоотношений.

3. Процессуальные документы — это специальные формы фиксирования действий и решений субъектов правовых отношений, позволяющие отслеживать производство судебных дел.

Классификация процессуальных документов

Прежде всего необходимо выяснить, какие процессуальные документы имеют место в рамках законодательства РФ. Специалистами выделяется несколько различных классификаций.

На основании одной из них, все процессуальные акты делятся на две большие группы:

• досудебного значения;
• судебные акты.

По функциональному предназначению, акты оформления и исполнения законодательных норм подразделяются так:

• заявления (обращения);
• протоколы;
• постановления;
• жалобы;
• исполнительные документы;
• протесты;
• ходатайства.

Основные виды процессуальных документов делятся согласно законодательству. Среди них различают:

1. Гражданско-процессуальные документы, которые обеспечивают законность по гражданским делам.
2. Материалы, составляемые в арбитражно-процессуальном разбирательстве.
3. Административно-процессуальные документы, которые гарантируют законность по административным делам.
4. Акты, затрагивающие конституционные нормы.
5. Уголовно-процессуальные документы, которые касаются обеспечения законности в уголовных делах.

По правоприменительной форме могут быть:

• регулятивные, основанные на применении правовых норм и направленные на эффективное регулирование различных правомерных деяний;
• правоохранительные, связанные с исполнением законодательных санкций предупредительного и карающего характера.

Процессуальные материалы также подразделяются на несколько типов, исходя из своей структуры:

1. Акты, состоящие из четырех частей: вводная, описательная, мотивировочная, резолютивная (решение, приговор).
2. Акты, имеющие три части, не включающие мотивировочную часть.
3. Акты из двух частей: вводная и резолютивная.
4. Акты, содержащие только решение.

Согласно юридическому предназначению процессуальные документы суда делят на две категории:

• Основные. Данный вид материалов несет в себе полностью завершенное решение в отношении конкретного юридического случая.
• Вспомогательные. Это процессуальные документы, в которых изложены предварительные сведения, предписания, направленные на подготовку главных правовых актов.

Требования к оформлению документов судебных инстанций

Судебно-процессуальные документы являются материалами, исходящими от судебной инстанции. К ним относятся: решения, определения, постановления судов, протоколы, акты, составленные в приказном и исполнительном формате.

Структура процессуальных документов суда складывается из четырех подразделов:

1. Вводный. В нем фиксируется название, адрес расположения судебной организации, временной период вынесения решения, состав участников либо юридически заинтересованных лиц, утверждается предмет дела.
2. Описательный. Содержит указания на условия и обстоятельства ситуации, включает требования и возражения субъектов правоотношений и иных заинтересованных лиц, в том числе, факты, обосновывающие данные протесты.
3. Мотивировочный. Отражает фактическое и законодательное обоснование судебного решения по процессуальному деянию. Данная часть может являться обязательной, а может быть включена по инициативе суда.
4. Резолютивный. Предполагает фиксацию итоговых решений судебных прений, заключительные выводы, разрешающие суть дела.

Судебные решения принимаются незамедлительно в момент окончания разбирательства. Резолютивный раздел постановления зачитывается в этой же судебной инстанции, где подводились итоги дела. Вынесенная и заслушанная часть постановления должна быть заверена подписями всех судей и приобщена к делу.

К решению суда предъявляются следующие требования:

• законность;
• обоснованность;
• справедливость.

Оформление мотивированного судебного решения не должно превышать пяти дней с момента завершения разбирательства по делу.

Особенности документирования по гражданским делам

Главной задачей гражданского судебного производства выступает обеспечение защиты прав и свобод, интересов гражданских лиц, организаций и иных участников правоотношений. Согласно статье 2 части 1 ГПК РФ, каждый гражданин имеет право обращаться в судебную инстанцию в случае, когда его права и свободы нарушены. Формой заявления о защите своих интересов в суде выступает исковое заявление. Составление данного документа строго регламентировано на законодательном уровне. При необходимости образцы процессуальных документов можно найти в Гражданско-процессуальном кодексе РФ.

Среди требований, предъявляемых к составлению искового заявления, можно выделить следующие:

1. Фиксирование названия судебного учреждения, куда предоставляется документ.
2. Указание персональных данных ответчика (Ф.И.О., адрес проживания).
3. Описание предмета нарушения или наличия угрозы нарушения прав, а также предъявление требований.
4. Раскрытие обстоятельств, являющихся доказательством указанных фактов нарушения.
5. Наличие оценочных характеристик, при необходимости (взыскиваемая, оспариваемая денежная сумма).
6. Указание на перечень приложений к заявлению.

Данный акт не может быть составлен в свободной форме, поэтому нередко требуется помощь специалистов.

Процессуальные документы административного характера

В производстве процессуальных документов по административным делам выделяются четыре основные группы:

1. Решения, принимаемые уполномоченными органами, связанные с промежуточными этапами процесса:

• исходные (протоколы об административных правонарушениях), с которых начинаются юридические дела;
• промежуточные (постановления на проведение экспертизы), описывающие последующее развитие дел;
• завершающие, включающие итоговые решения на определенных этапах и по итогам процедуры в целом.

2. Материалы, направляемые от иных участников процессуальных дел или адресованные в государственные органы: исковые заявления, жалобы, ходатайства.

3. Документы, закрепляющие выводы по определенным правовым действиям, выступающие основой доказательных сведений (протоколы осмотров, допросов).

4. Технико-информационная документация (опись, представление).

К процессуальным документам административного производства относят:

• объяснения лиц, задействованных в процессе (подозреваемого, потерпевших, законных представителей), представленные в письменном виде;
• ходатайства или отводы;
• различные жалобы (на постановления по делу, на вынесенные решения, на результаты рассмотрения жалоб) и др.

Документы, относящиеся к актам исполнительного характера и прямо связанные с судебным производством, могут быть оформлены в виде заявления. Оно подается либо судебным приставам, либо непосредственно в суд.

Уголовно-процессуальные документы

Таким образом мы приблизились к уголовному делу. Сразу нужно отметить, что четкого определения термина «процессуальные документы» в уголовном законодательстве нет. Однако сами документы предусматривают регламент, касающийся их формы и содержания.

Материалы уголовного производства имеют различные наименования. В целях систематизации процессуальную документацию уголовного характера разделяют на две большие группы:

1. Информационно-удостоверительная. Представляет собой акты, реализующие взаимодействие уполномоченных органов и должностных лиц с другими сторонами судебного процесса. К ним относятся различные виды указаний, поручений, требований, подписок, обязательств, объяснений и т. д. Здесь выделяют следующие подгруппы:

• акты, обеспечивающие взаимодействие между сторонами судебного процесса, а также реализацию полномочий представителей государственных структур;
• протоколы следствия и судебного производства, заключающиеся в сборе, изучении, поверке, анализе доказательств;
• протоколы других процессуальных деяний.

2. Властно-распорядительная. Содержит решения уполномоченных государственных и должностных лиц, выполняющих действия в рамках уголовных судебных процессов. К ним относят:

• приговоры, определения, постановления суда;
• представления следственно-дознавательных структур, прокуратуры, судей;
• частные судебные определения и требования;
• обвинительные акты;
• вердикты коллегии присяжных заседателей.

Комментарии

Стоит заметить, что самыми распространенными процессуальными бумагами являются документы второй группы. Они фиксируют процесс и итоги процессуальной деятельности. Речь идет о протоколах. Итак, протоколы судебных и следственных действий – это процессуальные бумаги, в которых актуально удостоверение факта производства, содержания и соответствующих результатов судебных и следственных действий. Так, принято выделять протокол допроса, протокол анализа места происшествия, протокол заседания суда и так далее.

Основные виды процессуальных актов

При проведении предварительной работы по уголовным дедам составляется большое количество всевозможных видов документации, которая может быть как обязательной, так и факультативной. Обязательные акты составляются к любому уголовному процессу следственным комитетом. В них включены решения по определенным вопросам, имеющимся в ходе расследования, указываются доказательства и выводы. К основным процессуальным документам следователя относятся протоколы, постановления, обвинительные заключения.

Вспомогательными или факультативными выступают документы, имеющие необязательный характер, которые составляются в зависимости от конкретного уголовного производства. Данный вид актов представлен уведомлениями, подписками, поручениями, возражениями, повестками и т. д.

Виды решений

Далее важно рассмотреть классификацию таких процессуальных документов производства, как решения. В теории уголовно-процессуального права принято выделять следующие разновидности решений:

• Постановление. Под постановлением следует понимать любое решение (исключением является приговор), которое вынесено судьей в единоличном порядке. Кроме того, это решение, которое вынесено судебным президиумом в процессе пересмотра того или иного решения суда, уже вступившего в силу в соответствии с законом. Постановление – это решение прокурора, следователя, руководства следственной структуры, дознавателя, которое вынесено в процессе производства предварительного расследования по делу. Важно заметить, что исключения в данном случае составляют обвинительные акты и заключения.
• Определение. Под определением следует рассматривать любое решение (исключение – приговор), которое вынесено судебными органами первой инстанции в процессе производства по уголовному делу коллегиально. Помимо этого, речь идет о решении, вынесенном вышестоящими судебными органами (исключение – суд надзорной или апелляционной инстанции) в процессе пересмотра того или иного решения суда.
• Судебное заключение. Это вывод касательно наличия или отсутствия характеристик преступления в действиях человека, в отношении которого используется особый порядок производства по соответствующему делу.
• Обвинительное заключение. Речь идет о решении, которое вынесено следователем. То есть это процессуальный документ следователя. В данном решении актуально подведение итогов предварительного следствия.
• Обвинительное постановление. Это решение, которое выносится дознавателем. Именно в нем формируется обвинение и соответствующие результаты дознания, проведение которого актуально в сокращенной форме.
• Обвинительный акт. Речь идет о процессуальном документе, составленном по решению, которое вынесено дознавателем. В нем прописаны обвинения и итоги дознания.
• Приговор. Это решение о виновности или невиновности подсудимого, а также о его наказании или освобождении от наказания. Важно дополнить, что приговор может быть вынесен в соответствии с пунктом 28 статьи 5 УПК РФ лишь судебными органами апелляционной или первой инстанции.
• Вердикт. Это гражданский процессуальный документ о невинности или виновности подсудимого. Необходимо дополнить, что по пункту 5 статьи 5 УПК РФ решение выносится коллегией присяжных заседателей.

Специфика составления протоколов

Любое оформление процессуальных документов состоит из двух важных характеристик: информационной содержательности и регламентированного оформления. Составные элементы во многом обусловлены видом документа. По регламентированной составляющей большая часть процессуальных актов подразделяется на две условные категории: протокол и постановление.

Протоколы, предполагающие фиксирование различных стадий определенного дела, затрагивают изложение информации о совершенных субъектами действий, на основании которых принимаются промежуточные решения. В содержании любого протокола должны быть включены следующие информационные элементы и реквизиты:

1. Дата, место осуществления процессуального деяния.
2. Временные рамки (начало, окончание) проведения правовых действий.
3. Название уполномоченного органа либо государственного должностного лица, призванного обеспечивать исполнение права в определенной области общественных отношений.
4. Перечень участников правового процесса, указание основных лиц, их доверителей, свидетелей, различных специалистов и т. д.
5. Информация о разъяснении всем участникам процессуальных действий их прав и обязанностей.
6. Сведения об использовании специальных средств при подготовке конкретного процессуального протокола.
7. Содержание деяния.
8. Результат, полученный при реализации определенных процессуальных действий.
9. Письменное согласие сторон в виде подписи.
10. Предусмотрены замечания и приложение к протоколу.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Особенности постановлений

Постановления представляют собой документы, выступающие формой государственного волеизъявления, направленного на конкретное лицо, на основании подтвержденных в судебном порядке фактов. Постановление должно состоять из нескольких частей: вводной, описательно-мотивировочной, резолютивной.

В первой части документа в обязательном порядке указывается его название, дата и место оформления. Также сюда входят перечисление уполномоченных государственных и должностных лиц и фиксирование наименования предмета рассмотрения.

Описательно-мотивировочная составляющая включает в себя изложение конкретных обстоятельств, фактов, имеющих под собой доказательную базу. Предоставляется аналитическая раскладка на установленные обстоятельства, обосновываются доводы, определяется юридическая квалификация правоотношений, фиксируются ссылки на регулирующие их законодательные нормы.

Резолютивная часть содержит формулировку утвержденного решения, разъяснение сроков и порядка вступления в действие и возможного обжалования. Образцы процессуальных документов для подачи апелляции по требованию граждан предоставляются уполномоченными лицами. Заключительная часть постановления заверяется подписью (подписями) и печатью.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

• схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
• образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Общие принципы составления процессуальных документов

В законодательстве РФ имеют место определенные правила составления любого процессуального акта. При несоблюдении требований документ может быть признан недействительным. Формирование документа процессуального характера должно быть построено согласно основным принципам:

1. Законность. Обеспечивается полным соответствием нормам процессуального права, применяемого к конкретным правоотношениям.
2. Целесообразность. Заверяется совершением исключительно необходимых и достаточных деяний при составлении и оформлении акта.
3. Обоснованность. Подтверждается значимыми фактами, не требующими доказательств, либо сформулированными на основе проверенных доказательств, удовлетворяющих требованиям закона.
4. Содержательность. Обуславливается полной исчерпывающей информацией о лицах и предметах, представляющих правовое значение для ведения судебно-производственного процесса.
5. Определенность. Предполагает наличие четких и понятных формулировок, персонификацию субъективных прав и юридических обязанностей гражданских лиц.
6. Логичность. Вытекает из разумной и закономерной последовательности изложения содержательной и доказательной частей документа.
7. Краткость. Образуется посредством ясного и сжатого описания событий и вещей без употребления пространных, размытых, не относящихся к сути дела фраз.
8. Демократичность. Реализуется на основании публичности и доступности акта для субъектов правоотношений, а также с соблюдением всех прав и обязательств, установленных в процессуальном документе.

Назначение распорядительных документов и их виды

При ведении своей деятельности работодателю приходится руководствоваться не только нормами действующего законодательства, но и создаваемыми им самим документами. Такие документы называются организационно-распорядительной документацией.

В составе организационно-распорядительной документации выделяются 2 группы документов:

• организационные — к их числу относятся посвященные правилам, определяющим структуру работодателя и порядок его работы (положения, инструкции, регламенты, нормативы);
• распорядительные — регулирующие вопросы текущей деятельности, осуществляемой в рамках правил, установленных законодательством или организационными документами.

Примером организационных документов служат внутренние нормативные акты, разработка которых обязательна для каждого работодателя (кроме работодателей-физлиц и микропредприятий). В таких документах содержится набор норм, выбранных работодателем из законодательно установленных (если выбор допустим) или самостоятельно разработанных им (для правил, отсутствующих в законодательстве или улучшающих его положения) для применения в текущей деятельности. Действие организационных документов обычно распространяется на весь трудовой коллектив.

В отличие от организационно документа, имеющего обобщающий характер, распорядительный документ всегда конкретно указывает кто именно, что именно, в какие сроки и в силу каких причин должен сделать. При этом такой документ может:

• создаваться не одним лицом (единоличным исполнительным органом), но и коллективом лиц, имеющих право принимать коллегиальные решения;
• содержать положения организационного характера, если общие правила требуют их уточнения применительно к конкретной ситуации.

К числу коллегиально принимаемых распорядительных документов относятся постановления и решения. Документы, создаваемые единоличным исполнительным органом, — это приказы, распоряжения, указания, но может иметь место и решение, если, например, оно принимается единственным учредителем.

Единоличное руководство позволяет обеспечить наибольшую оперативность в принятии решений. А вместе с ним наиболее востребованным становится такой распорядительный документ как приказ, по отношению к которому распоряжения и указания обычно играют вспомогательную роль.