Уничтожаем документы с экспертной комиссией и без нее

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.

Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

Какие документы можно уничтожить?

Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.

Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2021 году:

Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).

Уничтожение секретных документов путем сжигания

Сжигание документов – самый надежный, простой и недорогой способ уничтожения секретной документации. При правильном использовании сжигание гарантирует полное уничтожение информации.

Недостатки, которые присущи данному методу:

• при процедуре сжигания требуется обязательное присутствие исполнителей, т.к. бумажный материал может сгореть не полностью;
• сжигать материал следует только на специальном оборудовании;
• сжигание считается вредным для экологии способом утилизации бумаг.

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

1Не приводится.

ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

• начальника отдела кадров;

• главного бухгалтера;

• начальника юридического отдела;

• должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого – оценить документы по основной деятельности организации.

Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).

Если экспертиза ценности проводится впервые

Первая экспертиза ценности – мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.

■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.

На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.

■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.

Первое, с чего начинают наводить порядок, – разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет – придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.

■ Шаг 3: проводим экспертизу. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.

■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых – в акте о выделении документов к уничтожению.

■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.

■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.

Процесс уничтожения документов

Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее – только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.

Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации. Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.

С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса – проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.

Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.

Уничтожение секретных документов путем химической обработки

Химическая обработка способствует размягчению бумажных документов и превращению их в бумажную массу. Этот способ считается одним из самых надежных, но и дорогим, поэтому его чаще используют как дополнительную процедуру при шредировании.

Данный метод имеет следующие недостатки:

• требует специальное оборудование или химические реактивы, что часто подразумевает использование услуг специализированных компаний;
• процедура уничтожения достаточно долгая;
• по причине длительного уничтожения химическим способом присутствовать от начала до конца всего процесса невозможно;
• дорогостоящий способ уничтожения.

Акт об уничтожении документов

Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом – актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).

Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая – информирует о том, как именно были уничтожены документы.

Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.

Первая часть акта: правила оформления

1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.

2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.

3. Акт утверждает генеральный директор.

4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.

5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.

• Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.

• Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…». При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Примере 3).

• В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.

• Опись, как уже говорилось, – основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой – порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы – вносить в них пока нечего.

• Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.

• В седьмой графе указывают срок хранения каждого дела и ссылку на его источник. Поскольку слово «Перечень» в заголовке графы обозначает Перечень 2010, в таблицу придется помещать полное или сокращенное название остальных источников (см. запись № 4).

• Графу «Примечание» традиционно применяют для всякого рода пометок. Например, о том, что дело электронное (см. запись № 5).

6. Далее подводят итог: цифрами и прописью пишут общее количество уничтожаемых единиц хранения, суммарно бумажных и электронных носителей.

7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.

Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов – процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.

Вторая часть акта: особенности оформления

В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.

Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.

Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц – членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже нельзя.

Если уничтожаются только документы на бумажном носителе, то фразу «на электронном носителе» из акта исключают. О означает, что после уничтожения документов архивариус поднял описи, документы из которых были отправлены на уничтожение, и внес соответствующие пометки (Пример 5).

Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.

Уничтожение секретных документов по закону

Порядок уничтожения секретных документов в организации определяется положениями нормативно-правовых актов:

• Закон «О государственной тайне» № 5485-1 от 21.07.1993 г.
• Постановление Правительства РФ № N 3-1 «Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации» от 05 января 2004 года.
• Постановление Правительства Российской Федерации № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну» от 04 сентября 1995 г.

Если экспертной комиссии нет

Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.

Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.

Посягательства на сохранность государственной тайны (ст. 283, 284 УК РФ).

Разглашение государственной тайны (ст. 283 УК РФ).

Объективная сторона преступления заключается в разглашении, т. е. противоправном предании огласке сведений, составляющих государственную тайну.

Противоправность означает, что сведения стали известны посторонним лицам, которым виновный в соответствии с правилами не должен был сообщать их. Способы разглашения могут быть различными: посредством устных рассказов, показа письменных документов, чертежей, образцов продукции, а также путем бездействия, когда, например, материалы хранятся в условиях, при которых посторонние получили возможность ознакомиться с ними.

Состав разглашения сконструирован как формальный — деяние окончено в момент разглашения; причинения вреда интересам государства не требуется. В то же время необходимо, чтобы сведения стали достоянием посторонних лиц, в противном случае при наличии прямого умысла речь может идти о покушении (например, сведения содержались в письме, которое не дошло до адресата и не стало известно другим лицам).

Субъект преступления специальный, обладающий двумя признаками. Первый из них — лицо имеет допуск к государственной тайне. Порядок допуска регулируется Законом РФ «О государственной тайне», в ст. 21 которого говорится, что допуск осуществляется в добровольном порядке и предусматривает принятие на себя обязательств перед государством по нераспространению сведений, составляющих государственную тайну, ознакомление с нормами об ответственности за нарушение законодательства РФ о государственной тайне и соблюдение некоторых других правил.

Второй признак субъекта — тайна была доверена или стала известна ему по службе. Это могут быть авторы документов, изобретений, их пользователи и т. д., а также технический персонал (курьеры, машинистки и др.), в том числе работники, которым данные сведения прямо не были доверены, но стали известны в связи с работой в данной организации (например, из оброненного кем-то документа).

Лица, не имеющие допуска, а также все иные лица, которые ознакомились с секретными сведениями случайно, не в связи со службой и затем разгласили их, не являются субъектами данного состава и не подлежат ответственности по ст. 283 УК РФ. Они могут отвечать за государственную измену (ст. 275 УК РФ) при наличии ее признаков.

Субъективная сторона преступления, предусмотренного ч. 1 ст. 283 УК РФ, выражается в форме умысла, когда лицо осознает, что разглашает государственную тайну, и желает, чтобы ее содержание стало известно посторонним, либо безразлично к этому относится (например, громко разговаривает в публичном месте).

Мотивы совершения преступления могут быть различными; наиболее типичны стремление показать свою осведомленность, значимость своей работы и т. д.

В ст. 283 УК РФ специально указано, что она применяется, если в содеянном отсутствуют признаки государственной измены. Это связано с тем, что разглашение имеет общие черты с таким способом государственной измены, как выдача государственной тайны. Главное различие в том, кому сообщаются сведения: при измене они передаются представителям иностранного государства или их агентам, при разглашении — иным лицам (знакомым, родственникам и т. д.). Кроме того, у этих составов разные субъекты (при измене — общий, при разглашении — специальный).

В ч. 2 ст. 283 УК РФ предусмотрено квалифицирующее обстоятельство — наступление тяжких последствий. Это оценочное понятие, наиболее типичными видами которого могут быть разглашение особо важных сведений либо случаи, когда они в конечном счете стали достоянием иностранной разведки, а также если был причинен весьма крупный материальный ущерб из-за необходимости заменять дорогостоящее оборудование, государственные шифры, системы специальной связи и т. д. Вина к тяжким последствиям выражается в форме неосторожности.

Деяние, наказуемое по ч. 1, — преступление средней тяжести, а по ч. 2 — тяжкое.

Утрата документов, содержащих государственную тайну (ст. 284 УК РФ).

Объективная сторона преступления включает три элемента:

-нарушение установленных правил обращения с документами или предметами;

— их утрату и наступление тяжких последствий;

— причинную связь между ними.

Правила обращения могут быть нарушены путем действия или бездействия (неправильное хранение, использование, перевозка, пересылка и т. д.). Общие правила обращения со сведениями, составляющими государственную тайну, содержатся в Законе о государственной тайне, который определяет порядок передачи этих сведений в различных ситуациях: органам государственной власти, предприятиям, учреждениям и организациям (ст. 16), в связи с выполнением совместных и других работ (ст. 17), другим государствам (ст. 18). Правила могут конкретизироваться в приказах, инструкциях и других нормативных актах общего, ведомственного и локального значения, издаваемых с учетом особенностей работы в той или иной отрасли, организации и т. д.

Состав преступления, предусмотренного ст. 284 УК РФ, материальный, его конструктивными признаками являются утрата документа или предмета и наступление тяжких последствий.

Под утратой понимается выход документа (предмета) из владения лица или организации, у которых он должен находиться, что чаще всего происходит при утере или хищении. В результате утраты появляется возможность использования предмета (документа) посторонними лицами. Поэтому данного состава не будет, если документ (предмет) оказался уничтоженным и ознакомиться с ним нельзя — в подобных случаях речь может идти о других деяниях, например халатности (ст. 193 УК РФ), уничтожении имущества по неосторожности (ст. 168 УК РФ) и др. Понятие тяжких последствий не отличается от аналогичного в составе разглашения государственной тайны (ст. 283 УК РФ). При их отсутствии наступает не уголовная, а иная (например, дисциплинарная) ответственность.

Субъект преступления специальный — лицо, имеющее допуск к государственной тайне. Наличие допуска является достаточным признаком субъекта; в отличие от ст. 283 УК РФ в анализируемом составе нет указания на то, что тайна была доверена или стала известна по службе, однако это и не требуется, ибо только такие лица могут нарушить правила обращения с вверенными им документами (предметами).

С субъективной стороны нарушение правил обращения с документами может быть как осознанным, так и неосознанным, однако вина к утрате и тяжким последствиям, по прямому указанию закона, выступает только в форме неосторожности.

Утрата отличается от разглашения по объективной стороне: в первом случае документ (предмет) выходит из владения лица или организации, во втором — его содержание разглашается, но сам он из владения не выходит. Отличие по субъективной стороне заключается в том, что разглашение может совершаться только умышленно, а утрата — лишь по неосторожности.

Деяние относится к преступлениям средней тяжести.